ارسال گروهی صورتحساب الکترونیکی با فایل اکسل

روش «فایل اکسل» چیست و برای چه کسی مناسب است؟

صورتحساب در این روش چه مسیری را طی می‌کند؟

1. ۱

   دانلود فایل نمونه

   در «صورتحساب جدید»، «ورود گروهی با Excel» را بزنید، نوع و الگوی صورتحساب را انتخاب کنید و آخرین نسخه فایل نمونه را با «دانلود الگوی اکسل» بگیرید. شماره آخرین نسخه در پنل نمایش داده می‌شود.

2. ۲

   تکمیل فایل

   هر ردیف یک قلم کالا/خدمت است و ردیف‌های پشت‌سرهم با شماره سریال یکسان یک صورتحساب می‌شوند. کالاها و خریداران تازه را در برگه‌های همان فایل وارد کنید و ساختار و ترتیب ستون‌ها را تغییر ندهید.

3. ۳

   تنظیمات بارگذاری

   قالب چاپ، «ارسال مستقیم صورتحساب‌ها به سامانه مؤدیان»، شیوه تطبیق نرخ مالیات بر ارزش افزوده و رفتار هنگام خطا را تعیین کنید. این کار را پیش از انتخاب فایل انجام دهید، چون بارگذاری با انتخاب فایل شروع می‌شود.

4. ۴

   بارگذاری فایل

   فایل xlsx را انتخاب کنید. فایل در صف پردازش قرار می‌گیرد و شما می‌توانید به کار خود در پنل ادامه دهید.

5. ۵

   پیگیری در «لاگ‌ها»

   در «جزئیات پردازش» تعداد ردیف‌های معتبر، ثبت‌شده و ناموفق و وضعیت و خطای دقیق هر صورتحساب را ببینید. ردیف‌ها صفحه‌به‌صفحه نمایش داده می‌شوند، می‌توانید فقط ردیف‌های ناموفق را ببینید و این پنجره تا پایان پردازش هر ۵ ثانیه به‌روز می‌شود.

6. ۶

   اصلاح خطاها

   فایل خطا را دانلود کنید؛ همان فایل شماست که صورتحساب‌های ثبت‌شده از آن حذف و ردیف‌های خطادار قرمز شده‌اند. ردیف‌ها را اصلاح و فایل را دوباره بارگذاری کنید. اگر خطا هنگام ثبت رخ داده است، «تلاش مجدد ردیف‌های ناموفق» را بزنید.

7. ۷

   ارسال و پیگیری

   اگر ارسال مستقیم را انتخاب نکرده‌اید، صورتحساب‌های ثبت‌شده را در فهرست «صورتحساب‌های فروش» با «عملیات گروهی» ارسال کنید و نتیجه را پیگیری کنید.

مزایا و معایب روش «فایل اکسل»

امنیت روش «فایل اکسل»

• بارگذاری رمزنگاری‌شده

  فایل از طریق پنل و روی ارتباط HTTPS بارگذاری می‌شود.

• کنترل پیش از ثبت

  هر ردیف پیش از ثبت اعتبارسنجی می‌شود و ردیف خطادار به صورتحساب تبدیل نمی‌شود.

• جلوگیری از ثبت تکراری

  فایلی که یک‌بار با همین تنظیمات پذیرفته شده، تا دو ساعت دوباره پذیرفته نمی‌شود. تلاش مجدد هم پیش از ثبت بررسی می‌کند که صورتحساب از قبل ساخته نشده باشد.

• گزارش کامل هر بارگذاری

  فایل ورودی، فایل خطا و نتیجه هر ردیف در صفحه «لاگ‌ها» می‌ماند و قابل پیگیری است.

• ثبت برای کسب‌وکار انتخاب‌شده

  صورتحساب‌های فایل فقط برای همان کسب‌وکاری ثبت می‌شوند که در پنل انتخاب کرده‌اید.

• ارسال فقط با اجازه شما

  خودتان تعیین می‌کنید صورتحساب‌های فایل بلافاصله ارسال شوند یا منتظر بازبینی شما بمانند.

آسا شرکت معتمد مالیاتی نوع اول با مجوز سازمان امور مالیاتی کشور است و از داده‌های شما طبق ضوابط محرمانگی و حریم خصوصی محافظت می‌کند.

پیش‌نیازها

• Microsoft Excel یا هر نرم‌افزاری که فایل xlsx ذخیره کند
• آخرین نسخه فایل نمونه اکسل همان نوع و الگوی صورتحساب، از پنل آسا
• شناسه ۱۳ رقمی کالا/خدمت برای کالاهایی که در پنل تعریف نشده‌اند (در برگه «کالاها_خدمات» همان فایل)
• برای صورتحساب نوع ۱: مشخصات خریدار در برگه‌های خریداران فایل، یا انتخاب از خریداران ثبت‌شده در پنل
• حساب کاربری در پنل آسا و کسب‌وکار تعریف‌شده

پیش‌نیاز مشترک همه روش‌ها ثبت‌نام رایگان در پنل آسا و دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی با کلید معتمد آسا است. مراحل را در راهنمای ثبت‌نام و دریافت شناسه یکتا ببینید.

مستندات و منابع این روش

• دانلود فایل نمونه اکسل از پنل آسا (در زبانه جدید باز می‌شود)فایل‌های نمونه در پنل، در مسیر «صورتحساب‌های فروش ← صورتحساب جدید ← ورود گروهی با Excel» هستند؛ راهنمای هر ستون روی سرستون همان ستون آمده است.
• راهنمای ثبت‌نام و دریافت شناسه یکتاراهنمای تصویری انتخاب معتمد آسا در کارپوشه، دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی و تعریف کسب‌وکار در پنل آسا.

فایل نمونه اکسل برای همه الگوهای صورتحساب

یک فایل، همه اطلاعات صورتحساب

• هر ردیف برگه صورتحساب‌ها یک قلم کالا/خدمت است. ردیف‌های پشت‌سرهم با «شماره سریال صورتحساب» یکسان یک صورتحساب چندقلمی می‌سازند (تا ۱٬۰۰۰ قلم) و اطلاعات سرآمد صورتحساب، مثل تاریخ، خریدار و روش تسویه، از ردیف اول آن خوانده می‌شود. در الگوهای بورس کالا و فروش زنجیره‌ای هر صورتحساب یک ردیف دارد.
• کالاها و خدمات تازه را در برگه «کالاها_خدمات» با شناسه ۱۳ رقمی و کد داخلی تعریف کنید. ردیف‌های صورتحساب با کد داخلی به این کالاها یا به کالاهای ثبت‌شده در پنل اشاره می‌کنند و کالاهای تازه هنگام ورود، در پنل هم ثبت می‌شوند.
• در نوع ۱، خریداران حقوقی، حقیقی، مشارکت مدنی و اتباع غیرایرانی برگه‌های جداگانه دارند و هنگام ورود، در پنل هم ثبت می‌شوند. خریدارانی را که از قبل در پنل دارید هم می‌توانید با شناسه‌شان به کار ببرید.
• اگر در فایل نوع ۱ ستون خریدار خالی بماند، آن صورتحساب نوع ۲ صادر می‌شود؛ مگر در الگوهای بلیت هواپیما و صادرات که خریدار در آن‌ها الزامی است.
• برگه «اطلاعات پرداخت» برای هر صورتحساب چند پرداخت می‌پذیرد و الگوهای بارنامه و بلیت هواپیما برگه‌های ویژه خود را دارند.
• اگر «مجموع صورتحساب» را وارد کنید، آسا آن را با محاسبه خودش مقایسه می‌کند و در صورت مغایرت، صورتحساب را ثبت نمی‌کند. اگر نرخ مالیات بر ارزش افزوده را خالی بگذارید، نرخ ثبت‌شده برای همان شناسه در جدول شناسه کالا/خدمت به کار می‌رود.

خطایابی: پیش از ثبت، همه‌چیز بررسی می‌شود

• یکی بودن نسخه فایل با نسخه انتخاب‌شده؛ در غیر این صورت پیام «فایل اکسل با نسخه انتخاب‌شده همخوانی ندارد، آخرین فایل نمونه را دانلود کنید.» نمایش داده می‌شود.
• وجود برگه‌های لازم، شماره سریال هر صورتحساب و عددی بودن ستون‌های عددی.
• طول شناسه ملی، کد اقتصادی، کد شعبه و کد پستی خریداران و ردیف‌های تکراری آن‌ها.
• وجود شناسه ۱۳ رقمی کالا/خدمت در فهرست شناسه‌های کالا و خدمات.
• وجود خریدار و کالای هر ردیف، در همان فایل یا در پنل، و ارتباط هر پرداخت با صورتحسابی از همان فایل.
• پشت‌سرهم بودن ردیف‌های یک صورتحساب، سقف ۵۰۰٬۰۰۰ ردیف در هر فایل و ۱٬۰۰۰ قلم در هر صورتحساب.

هنگام ثبت هر صورتحساب هم همان قواعد فرم وب و API اعمال می‌شود؛ از جمله تطبیق نرخ مالیات بر ارزش افزوده با جدول شناسه کالا/خدمت (اگر این گزینه را انتخاب کرده باشید) و برابری «مجموع صورتحساب». پیام هر خطا شماره ردیف، شماره صورتحساب و علت را دقیق می‌گوید و در بسیاری از موارد راه رفع را هم؛ برای نمونه: «کالا/خدمت با کد داخلی … یافت نشد.»

فایل خطا: اصلاح و بارگذاری دوباره

• صورتحساب‌هایی که ثبت شده‌اند از فایل حذف شده‌اند تا دوباره ثبت نشوند.
• ردیف‌های خطادار قرمز شده‌اند و هر جا ستون خطا مشخص باشد، همان سلول هم علامت خورده است.
• متن دقیق هر خطا در ستون تازه «خطاهای معتمد آسا» کنار همان ردیف آمده است.
• جزئیات فنی برای پشتیبانی به‌صورت یادداشت روی همان سلول ثبت شده است.

فایل را با دکمه «خطاها» در ردیف همان بارگذاری در صفحه «لاگ‌ها»، یا با «دانلود اکسل ردیف‌های ناموفق» در پنجره جزئیات دریافت کنید؛ ردیف‌های قرمز را اصلاح کنید و همان فایل را دوباره بارگذاری کنید. فایل خطا در هر دو حالت «توقف کل عملیات» و «ورود ردیف‌های سالم» ساخته می‌شود.

پیگیری لحظه‌ای هر بارگذاری

• هر بارگذاری یک ردیف در صفحه «لاگ‌ها» دارد، با دکمه‌های «ورودی» (فایل اصلی)، «خطاها» (فایل خطا)، «جزئیات پردازش» و «ثبت تیکت» برای فرستادن مشکل به پشتیبانی.
• پنجره «جزئیات ورود گروهی صورتحساب» تعداد کل ردیف‌ها، ردیف‌های معتبر، خطای اعتبارسنجی، ثبت‌شده، خطای صدور و در انتظار را نشان می‌دهد و تا پایان پردازش هر ۵ ثانیه به‌روز می‌شود.
• برای هر صورتحساب، ردیف‌های اکسل، شماره صورتحساب، شناسه صورتحساب، وضعیت، تعداد تلاش و خطای دقیق نمایش داده می‌شود. ردیف‌ها صفحه‌به‌صفحه می‌آیند، می‌توانید فقط ردیف‌های ناموفق را ببینید و با شناسه صورتحساب مستقیم به خود آن صورتحساب می‌روید.
• صورتحسابی که به خطای موقت بخورد تا ۵ بار خودکار دوباره پردازش می‌شود. «تلاش مجدد ردیف‌های ناموفق» ردیف‌هایی را که هنگام ثبت ناموفق بوده‌اند دوباره پردازش می‌کند و «بررسی و نهایی‌سازی پردازش» پردازشی را که متوقف مانده است تکمیل می‌کند.

تنظیمات بارگذاری فایل

• ارسال مستقیم: صورتحساب‌های فایل پس از ثبت بلافاصله به سامانه مؤدیان ارسال شوند یا فقط ذخیره بمانند. مقدار پیش‌فرض از تنظیم «ارسال خودکار» کسب‌وکار برای روش «فایل اکسل» خوانده می‌شود.
• نرخ مالیات بر ارزش افزوده: تطبیق خودکار با جدول شناسه کالا/خدمت و نمایش خطا در صورت مغایرت، یا استفاده از نرخ واردشده در فایل.
• رفتار هنگام خطای اعتبارسنجی: «توقف کل عملیات» (پیش‌فرض؛ اگر بررسی فایل حتی در یک ردیف خطا پیدا کند، هیچ صورتحسابی وارد نمی‌شود) یا «ورود ردیف‌های سالم» (ردیف‌های خطادار کنار گذاشته و بقیه پردازش می‌شوند). خطایی که هنگام ثبت یک صورتحساب پیش بیاید فقط همان صورتحساب را متوقف می‌کند.
• قالب چاپ: قالبی که نسخه چاپی صورتحساب‌های این فایل با آن ساخته می‌شود.

بارگذاری با انتخاب فایل شروع می‌شود؛ پس تنظیمات را پیش از انتخاب فایل تعیین کنید. برای جلوگیری از ثبت تکراری، فایلی که یک‌بار با همین تنظیمات پذیرفته شده تا دو ساعت دوباره پذیرفته نمی‌شود؛ پس از اصلاح، نسخه اصلاح‌شده فایل را بارگذاری کنید.

کارهای دیگر با اکسل در پنل آسا

• ابطال گروهی: در «ابطال گروهی صورتحساب‌ها» با «ابطال جدید»، فایلی را بارگذاری کنید که «شناسه یکتای صورتحساب مرجع» (شماره منحصربه‌فرد مالیاتی ۲۲ نویسه‌ای) صورتحساب‌ها را دارد. لازم نیست صورتحساب مرجع در آسا ثبت شده باشد؛ صورتحساب‌هایی که پیش‌تر در سامانه مؤدیان ابطال شده‌اند کنار گذاشته می‌شوند و ردیف‌های ناموفق را با «دریافت فایل اصلاحی» اصلاح و دوباره بارگذاری می‌کنید.
• تعریف گروهی خریداران و کالاها: در بخش خریداران از «خریدار جدید» و در بخش کالاها از «کالا/خدمت جدید» گزینه «EXCEL» را بزنید و فایل نمونه همان بخش را تکمیل و بارگذاری کنید.
• خروجی اکسل صورتحساب‌ها: در فهرست صورتحساب‌ها پس از اعمال فیلتر، «خروجی اکسل» فهرستی با شماره مالیاتی، وضعیت، واکنش خریدار، روش ورود و مبالغ می‌سازد و با گزینه «همراه با جزئیات ردیف‌های کالا/خدمت» اقلام هم در آن می‌آید. فایل را از صفحه «لاگ‌ها» دریافت می‌کنید.
• تطبیق با خروجی کارپوشه: گزینه «ورود خروجی Excel» در «عملیات بیشتر» فایل خروجی کارپوشه را می‌گیرد، مغایرت وضعیت و اطلاعات صورتحساب‌ها را پیش‌نمایش می‌دهد و پس از تأیید شما اعمال می‌کند؛ این کار صورتحساب جدیدی نمی‌سازد.
• صورتحساب مرجع از اکسل کارپوشه: هنگام صدور صورتحساب اصلاحی یا برگشت از فروش در فرم وب، «انتخاب از اکسل کارپوشه» صورتحساب مرجع را از فایل خروجی کارپوشه پیدا می‌کند.
• تراکنش‌های کارت‌خوان: تراکنش‌های به‌پرداخت ملت، ایران‌کیش و سامان را از فایل اکسل خود شرکت پرداخت وارد و به صورتحساب تبدیل می‌کنید.

پرسش‌های متداول درباره روش «فایل اکسل»

روش‌های دیگر اتصال به آسا

• پنل تحت وبساده‌ترین راه شروع؛ بدون نصب و بدون دانش فنی
• وب‌سرویس (API)یکپارچه‌سازی کامل برای تیم‌های فنی و سامانه‌های فروش
• اتصال نرم‌افزار حسابداریصورتحساب‌های سپیدار، هلو، تدبیر و سیبا، مستقیم در پنل آسا
• پایگاه داده اختصاصیبا هر پایگاه داده‌ای؛ بدون تغییر در نرم‌افزار شما
• کارت‌خوانتراکنش‌های کارت‌خوان را بدون ورود دستی به صورتحساب تبدیل کنید